En el siguiente artículo vamos a ver cómo crear a los profesionales de los centros. Así como las opciones que encontramos en la ficha del profesional: dar acceso al profesional al panel y TIMP Express, permisos de los profesionales o las comisiones del profesional.
Cuando hablamos de profesionales nos referimos a las personas que trabajan en el centro. Si solo somos nosotros mismo quienes trabajamos en nuestro centro, nos añadiremos como profesional. Ya que es necesario tener un profesional para poder configurar el centro.
Crear un profesional
Para crear un profesional, accedemos a:
sección Profesionales,
Añadir profesional.
Solo es necesario un nombre y seleccionar el idioma para dar de alta a un nuevo profesional. El resto de los campos son opcionales.
Para que el profesional pueda acceder al panel y a TIMP Express, también debemos añadir un correo electrónico y una contraseña.
Dar acceso al profesional al panel y a TIMP Express
Para que el profesional pueda acceder al panel y a la aplicación TIMP Express con sus claves, debemos introducir un correo electrónico y una contraseña en la pestaña Cuenta de su ficha.
Es importante que cada profesional acceda con sus propias claves para que las acciones realizadas por cada uno de ellos queden registradas correctamente.
Los profesionales no reciben el correo electrónico de bienvenida. El mail solo lo reciben los clientes. El gestor del centro debe facilitar al profesional el mail y contraseña de acceso.
Por último, recuerda que las claves del profesional son distintas a las del gestor del centro. Aunque la misma persona sea el gestor y el profesional, sus perfiles serán distintos dependiendo si inicias sesión como gestor o profesional.
Permisos del profesional
Podemos permitir que nuestros profesionales accedan al panel con permisos específicos. Para otorgar estos permisos, debemos acceder a:
Profesionales,
accedemos a la ficha del profesional,
Cuenta,
y asignamos los permisos correspondientes.
El primer permiso que aparece es el de Acceso total a los paneles de configuración y gestión de la organización. Con este permiso, se da acceso a todo el panel de gestión del programa, excepto a la contabilidad.
Si seleccionamos este permiso, aparecerá la opción de dar Acceso a las secciones de contabilidad de los centros a los que tenga acceso. Con este permiso, el profesional podrá acceder a todos los apartados del programa y realizar las mismas acciones que el gestor del centro.
Otros permisos del profesional
Si no seleccionamos el permiso de acceso total, aparecerán unos desplegables donde podremos habilitar el acceso del profesional a las distintas áreas del programa.
Centros: a los que permitimos el acceso. Si el profesional no está seleccionado en un centro, no podrá ofertar sesiones en él ni ver sus clientes.
Datos de clientes: acceso para crear clientes, visualizarlos o editar su perfil. El permiso de acceso a la visualización del listado es el mínimo que debe otorgarse para que el profesional pueda reservar en sus sesiones. En este apartado también está el permiso para gestionar contratos e historiales clínicos.
Ventas: permiso para realizar y editar ventas, regalar sesiones, gestionar la caja diaria y los gastos del centro.
Calendario: permitir acceder y modificar el calendario (crear y eliminar sesiones puntuales) o realizar reservas.
CRM: acceso para ver y gestionar cada una de las pestañas del CRM: resumen y mapa, etiquetas, embudos y tareas.
Entrenamientos: permiso para gestionar los entrenamientos en la ficha del cliente y gestionar las plantillas y la librería de ejercicios.
Comunicación: permiso para gestionar las publicaciones del muro y abrir nuevos chats a clientes.
Por último, señalar que el profesional siempre podrá ver su calendario y gestionar las reservas de las sesiones que imparte (solamente con el permiso de ver el listado de clientes).
Ocultar profesionales en el Calendario
Puedes ocultar profesionales para que no aparezcan en el filtro del calendario. De este modo, solo estarán en el calendario los profesionales que imparten clases.
Para activar esta opción, accede a:
Profesionales,
accede al profesional,
Cuenta,
Opciones de calendario,
Ocultar este profesional en los filtros de calendarios.
Utilizamos esta opción para profesionales a los que queremos dar acceso al programa, pero que no imparten clases. Por ejemplo, administradores o personas encargadas de recepción.
Vacaciones y ausencia del profesional
Para definir que uno de nuestros profesionales está de vacaciones y que no vamos a ofertar sus sesiones durante ese periodo, debemos hacerlo desde su ficha.
Para ello, accede a:
Profesionales,
accede al profesional,
Ausencias,
Nueva asuencia.
Al introducir la nueva ausencia, debes tener en cuenta que tanto la fecha de inicio y la de fin están incluidas en el periodo de vacaciones.
Como podemos observar, al generar un periodo de vacaciones tenemos varias opciones para hacer con las sesiones que se estaban ofertando:
Bloquear sesiones: las sesiones quedan bloqueadas con capacidad 0/0 si están fijadas en la configuración horaria o si tienen reservas. De lo contrario, se eliminan del calendario.
Sustituir profesional: pasan a ser ofertadas por otro profesional. Esta acción solo se aplica a las sesiones con reservas; el resto se eliminan.
Eliminar sesiones: las sesiones se eliminan del calendario junto con las reservas que puedan tener. Puedes recuperarlas desde el apartado Sesiones canceladas.
Por último, tener en cuenta que todas estas opciones son irreversibles. Cualquier modificación que realices después de guardar un festivo deberá hacerse manualmente.
Comisiones del profesional
Tienes la opción de calcular las comisiones de los profesionales de tu centro. Aunque no se indica la cantidad que el profesional debe comisionar, sí que te ofrece los datos necesarios para que puedas calcularla fácilmente.
El programa calcula el dinero generado en cada reserva realizada. Y este apartado te permite ver todas las reservas realizadas por un profesional en un mes y el dinero generado en cada una de ellas.
Para ello, debes acceder a:
Profesionales,
accede a la ficha del profesional,
Comisiones,
Reporte de comisiones por reservas trabajadas.
A continuación, tienes diferentes opciones para elegir la información del profesional que te interesa:
Todas las reservas trabajadas: todas las reservas impartidas por el profesional.
Trabajadas y canjeadas con saldo: todas las reservas impartidas por el profesional que han sido canjeadas con saldo.
Trabajadas o canceladas fuera de tiempo y canjeadas con saldo: todas las reservas impartidas por el profesional que han sido canjeadas con saldo. Aunque hayan sido canceladas fuera de tiempo.
Trabajadas y marcadas como asistidas: todas las reservas impartidas por el profesional en las que se ha pasado lista y la reserva ha sido marcada como asistida.
En todos los informes anteriores tienes la opción de elegir el mes y el año, así como los servicios de los que quieres exportar la información del profesional.
Reporte de sesiones trabajadas
El reporte de sesiones trabajadas descarga una hoja de cálculo con todas las sesiones impartidas por un profesional en un mes.
La diferencia con el reporte de las comisiones es que nos muestra las clases impartidas y el número de reservas en cada una de ellas.
Para descargar al reporte, debes acceder a:
Profesionales,
Estadísticas,
Descargar Reportes.
Puedes descargar todas las sesiones trabajadas que hayan tenido al menos una reserva. O todas las que están fijadas en la configuración horaria.
Por último, señalar que este reporte es el único que puedes descargar en el programa a nivel de sesiones.
Desactivar un profesional
Un profesional nunca se elimina por completo. Siempre puedes recuperarlo para consultar sus estadísticas, descargar sus reportes de reservas o su registro de horas.
Para desactivar a uno de nuestros profesionales, accede a:
Profesionales,
accede a la ficha del profesional,
Cuenta,
Desactivar,
Desactivar cuenta.
Al desactivar un profesional, se eliminan todas sus sesiones futuras y se cancelan sus reservas. Por lo tanto, si quieres mantener las clases en la configuración horaria, modifica su horario.
Reactivar un profesional
En el caso de que quieras recuperar un profesional eliminado, puedes hacerlo del siguiente modo:
Profesionales,
Desactivados,
accede al profesional,
Reactivar cuenta.
En la pestaña Eventos de la ficha del profesional, puedes ver cuándo se ha desactivado y vuelto a activar.
Por último, recuerda que solo puedes recuperar profesionales si no has superado el límite de profesionales de tu plan contratado.