En el siguiente artículo, veremos cómo crear y configurar una cuota con todas sus opciones avanzadas. También veremos los diferentes tipos de cuotas que podemos crear.

Una tarifa es un elemento que engloba cuotas. Las tarifas sirven para enlazar los servicios con las cuotas que vendemos a los clientes, para que puedan reservar en ellos. En otras palabras, las tarifas contienen diferentes tipos de cuotas que dan acceso a un mismo servicio/s.

Las cuotas siempre formarán parte de una tarifa. Por lo tanto, primero debemos crear una tarifa y luego añadir las cuotas dentro de ella.

Para crear una tarifa y una cuota, accedemos a:

Una vez creada la tarifa, dentro de ella creamos las cuotas:

En los siguientes apartados, revisaremos en detalle cómo configurar cada uno de los apartados de la cuota.

Uno de los apartados más importantes de la configuración de la cuota es el Periodo. Ya que, determina la caducidad de la cuota y el número de sesiones que se otorgan al cliente.

A continuación, se ofrece una explicación de las diferentes opciones de este apartado:

Tanto la cuota semanal como la mensual se utilizan en cuotas tipo bono. Tienen vigencia a partir del mismo día del mes o semana siguiente a partir de la fecha de valor.

Estas opciones se utilizan en cuotas tipo mensualidades, especialmente la opción de Cada semana del mes, ya que el programa se encargará de calcular el saldo que necesita el cliente cada mes.

La característica principal de estos periodos es que, independientemente de la fecha de valor indicada, las cuotas caducarán a final de mes.

Por último, señalar que el campo Número de periodos multiplica la vigencia del periodo seleccionado a continuación. Por ejemplo, suele utilizarse para crear trimestres en una configuración de Cada semana del mes x3.

A continuación, detallamos algunas de las opciones avanzadas de la configuración de la cuota.

El campo Nombre público te permite poner un nombre diferente a los clientes (recibos y facturas) y de manera interna en el centro. El resto de campos se explican a continuación.

Al seleccionar esta opción, las reservas automáticas se generen a futuro, más allá de la cuota que el cliente tiene comprada, sin necesidad de que tenga saldo.

Es decir, aunque el cliente solamente tenga saldo de la cuota del mes en curso, sus reservas automáticas estarán generadas a futuro, quedando pendientes de canjeo hasta la venta de la nueva cuota.

Generalmente, esta opción se suele activar en cuotas tipo mensualidad (cada semana del mes, mes natural) para asegurarnos de que el cliente ya tiene su reserva automática generada (su plaza reservada).

Esta opción permite al cliente adelantar el saldo de su reserva automática para realizar nuevas reservas.

Un cliente tiene una cuota de una sesión por semana y una reserva automática todos los miércoles a las 12h. El programa utiliza todo el saldo y lo canjea con los miércoles de todo el mes reservados con la reserva automática.

Con la opción de adelantar el saldo, el cliente podrá reservar otro día y dejar la reserva de la reserva automática pendiente de canjeo. No es necesario cancelar la reserva para utilizar ese saldo.

En cambio, si no tenemos seleccionada la opción de permitir adelantar el saldo, el cliente tendrá que cancelar previamente su reserva para liberar el saldo y utilizarlo en otra reserva.

Generalmente, esta opción suele desmarcarse en las cuotas tipo mensualidad y dejarse marcada en los bonos.

Cuando configuramos una cuota con la opción Cada semana del mes, el programa calcula el número de semanas del mes y otorga el saldo necesario para cada una de estas semanas.

Con la opción de Limitar uso de saldo en las semanas de intercambio de mes en las cuotas con periodo "Cada semana del mes caducidad mensual", podemos bloquear las sesiones de la semana puente del cambio de mes para no permitir su uso fuera de esa misma semana.

Generalmente, esta opción suele dejarse desmarcada para facilitar la reserva de los clientes a lo largo del mes.

Los Días extra de caducidad permiten dar al cliente un margen de tiempo más amplio para recuperar sus clases.

Están diseñados para que el cliente pueda recuperar sesiones canceladas (dentro del plazo permitido) o no utilizadas durante el periodo de vigencia de la cuota. Las reservas automáticas nunca se canjean con el saldo que de los días extra.

Además, es importante saber que el saldo de los días extra solo se activa mientras el cliente tenga una cuota vigente de cualquier tarifa asociada al servicio.

Esto significa que el cliente solo podrá disfrutar del saldo de los días extra de caducidad mientras pague una cuota con fecha de caducidad vigente.

Suelen utilizarse en mensualidades cuando trabajamos con reservas automáticas y autocompras.

Puedes añadir Días extra de caducidad a una cuota ya vendida al cliente. De este modo, podrá seguir utilizando las clases de la cuota una vez terminado su periodo de vigencia.

Para añadir días extra:

A continuación, en la ventana de editar compra busca el apartado Días extra de caducidad y añade los días que desees. Recuerda actualizar siempre.

Los Días extra de caducidad siempre aparecen entre paréntesis.

Los Días de gracia sirven para alargar el periodo de vigencia de una cuota sin ningún tipo de condición. A diferencia de los Días extra de caducidad, los Días de gracia no necesitan tener ninguna cuota activa para que el cliente pueda utilizar el saldo, y también se canjea con las reservas automáticas.

Añadir Días de gracia a la cuota de un cliente es el modo más sencillo para alargar la vigencia de la cuota y que el cliente pueda seguir utilizándola más allá de su periodo de caducidad.

Para añadir días de gracia:

A continuación, en la ventana de editar compra busca el apartado Días de gracia y añade los días que desees. Recuerda actualizar siempre.

Las cuotas con días de gracia aparecen con una estrella en sus fechas de vigencia.

Las cuotas combinadas proporcionan saldo de más de una tarifa. Para configurarlas, creamos la cuota como si se tratase de una cuota normal y pulsamos la opción Añadir sesiones del apartado Sesiones extra de otras tarifas.

De este modo, podemos añadir sesiones de otra tarifa configurando el periodo y el número de sesiones otorgadas. Habitualmente, el periodo se seleccionará el mismo que el seleccionado en la cuota.

Por ejemplo, en una cuota de 1 sesión cada semana del mes de la tarifa Entrenamiento individual, podemos añadir 1 sesión cada semana del mes de la tarifa Pilates.

Tienes la opción de configurar un precio distinto para cada uno de los seguros con los que trabajamos. Así, el programa venderá la cuota al precio estipulado para cada seguro, ignorando el precio estándar de la cuota.

En la configuración de la cuota, buscamos la sección Seguros que aceptan este bono y pulsamos en Añadir seguro para indicar el precio que cobraremos a los seguros seleccionados.

De este modo, cuando realicemos una venta a un cliente de uno de estos seguros, el programa marcará automáticamente el precio indicado para el seguro al que pertenece el cliente. Además, podremos filtrar fácilmente las ventas de una aseguradora.

En el siguiente artículo tienes toda la información sobre el funcionamiento de las aseguradoras.