La funzione di capacità minima ti consente di ottimizzare la redditività del tuo centro in modo automatizzato. Attivandola, il programma monitora le prenotazioni delle tue lezioni e cancella automaticamente quelle che non raggiungono il numero minimo di partecipanti stabilito entro il margine di tempo configurato.
In questo articolo vedremo quali sono i requisiti necessari e le incompatibilità di questa funzione, il processo passo dopo passo per attivarla sul tuo calendario e come influisce sia sulla restituzione del saldo sia sull'esperienza dei tuoi clienti nell'applicazione.
Requisiti necessari e incompatibilità
Prima di iniziare a utilizzare questa funzione, è necessario tenere conto delle seguenti regole del programma:
Restrizione del piano: Questa funzionalità non è disponibile per il Piano Starter. Gli utenti di questo piano vedranno un banner informativo di blocco e dovranno aggiornare il proprio abbonamento per poterla utilizzare.
Incompatibilità con sessioni fuse: Per poter attivare la capacità minima in un servizio o una sessione, l'opzione Fondere le sessioni nelle impostazioni del calendario deve essere deselezionata. Se la capacità minima è attiva, il programma disabiliterà la casella per fondere e mostrerà il motivo del blocco.
Come attivare la capacità minima
Aver configurato i valori nelle Impostazioni del servizio non significa che vengano applicati automaticamente a tutte le classi. È necessario attivare questa regola specificamente negli orari o nelle sessioni desiderate.
Passaggi per attivarla nella configurazione dell'orario:
Calendario,
scheda Imposta gli orari,
accedi all'orario corrispondente,
seleziona le fasce orarie in cui desideri applicare la capacità minima,
tasto Configura,
nella finestra pop-up, attiva l'opzione Capacità minima.
Questa opzione è disponibile anche quando configuri gli orari da zero. Nel momento in cui selezioni le fasce orarie per assegnare il professionista e il servizio, avrai la possibilità di attivare la capacità minima.
Attivazione in una singola sessione
È anche possibile applicare la capacità minima creando una sessione manuale direttamente sul calendario. Affinché quest'opzione appaia durante la creazione della sessione, il servizio deve essere stato precedentemente configurato con la capacità minima nelle sue impostazioni generali.
Gestione delle sessioni con capacità minima
Quando una sessione del calendario ha questa regola attiva, disponi dei seguenti strumenti di controllo nel pannello di gestione:
Banner informativo: Aprendo la sessione nel calendario, vedrai un banner blu che indica il numero di prenotazioni necessarie e il tempo rimanente per la revisione automatizzata.
Disattivazione manuale: All'interno dello stesso banner puoi cliccare su Disattiva se decidi che la lezione si tenga comunque. Il programma mostrerà un avviso per indicare che la sessione si svolgerà anche se non raggiunge il minimo di prenotazioni.
Cronologia degli eventi: Nella scheda Eventi della sessione rimarrà una registrazione automatica sia nel caso in cui la lezione venga cancellata da sola (indicando il motivo esatto), sia se la capacità minima è stata disattivata manualmente.
Politica di restituzione del saldo
Se una sessione viene cancellata automaticamente per il mancato raggiungimento della capacità minima, il saldo verrà sempre restituito ai clienti che avevano una prenotazione. Questo avverrà in ogni caso, indipendentemente dal periodo di cancellazione gratuita, anche se la cancellazione automatica avviene al di fuori di questo termine.
In questo caso, il programma ignora completamente il termine configurato nella sezione “Si accettano cancellazioni gratuite fino a”. Trattandosi di una cancellazione automatica che non dipende dall'utente, il saldo viene sempre restituito per essere nuovamente disponibile.
Visualizzazione nell'applicazione di prenotazione
Per garantire una comunicazione chiara con i tuoi utenti, l'interfaccia dell'applicazione e del sito web di prenotazione si adatta come segue:
Prima di prenotare: Accedendo a una sessione con l'opzione attiva, viene mostrato un messaggio che avverte che la lezione richiede un numero minimo di partecipanti e potrebbe essere cancellata se questo non viene raggiunto.
Prenotazione confermata: Nella schermata di conferma e nei dettagli della prenotazione viene mostrato nuovamente l'avviso che ricorda il margine di tempo prima della cancellazione automatica.
Notifica di cancellazione: Se la sessione viene cancellata automaticamente per mancato raggiungimento del numero minimo, il cliente riceverà immediatamente una notifica push sul proprio smartphone che indica il motivo della cancellazione.