La funcionalidad de capacidad mínima te permite optimizar la rentabilidad de tu centro de forma automatizada. Al activarla, el programa monitoriza las reservas de tus clases y cancela automáticamente aquellas que no alcancen el número mínimo de asistentes estipulado dentro del margen de tiempo configurado.
En este artículo veremos cuáles son los requisitos previos e incompatibilidades de esta función, el proceso paso a paso para activarla en tu calendario y cómo afecta tanto a la devolución de saldo como a la experiencia de tus clientes en la aplicación.
Requisitos previos e incompatibilidades
Antes de empezar a utilizar esta función, es necesario tener en cuenta las siguientes reglas del programa:
Restricción de plan: Esta funcionalidad no está disponible para el Plan Starter. Los usuarios de este plan verán un banner informativo de bloqueo y necesitarán actualizar su suscripción para poder utilizarla.
Incompatibilidad con sesiones fusionadas: Para poder activar la capacidad mínima en un servicio o sesión, la opción de Fusionar las sesiones en los ajustes del calendario debe estar desmarcada. Si la capacidad mínima está activa, el programa deshabilitará la casilla de fusión y mostrará el motivo del bloqueo.
Cómo activar la capacidad mínima
Haber configurado los valores en los Ajustes del servicio no significa que se apliquen de forma automática a todas las clases. Debes activar esta regla específicamente en los horarios o sesiones que elijas.
Pasos para activarla en la configuración del horario:
Calendario,
pestaña Configurar horarios,
accede al horario correspondiente,
selecciona los rangos en los que quieres aplicar la capacidad mínima,
botón Configurar,
en la ventana emergente, activa la opción de Capacidad mínima.
Esta opción también aparece disponible cuando configuras los horarios desde cero. En el momento que seleccionas los rangos para aplicar el profesional y servicio, tendrás la opción para activar la capacidad mínima.
Activación en una sesión puntual
También es posible aplicar la capacidad mínima al crear una sesión puntual directamente en el calendario. Para que esta casilla aparezca al crear la sesión, el servicio debe haber sido configurado previamente con capacidad mínima en sus ajustes generales.
Gestión de sesiones con capacidad mínima
Cuando una sesión del calendario tiene esta regla activa, dispones de las siguientes herramientas de control en el panel de gestión:
Banner informativo: Al abrir la sesión en el calendario, verás un banner azul que indica el número de reservas necesarias y el tiempo restante para la revisión automatizada.
Desactivación manual: Dentro de ese mismo banner puedes pulsar en Desactivar si decides que la clase se imparta de todos modos. El programa mostrará un aviso indicando que la sesión se impartirá aunque no alcance el mínimo de reservas.
Historial de eventos: En la pestaña Eventos de la sesión quedará un registro automático si la clase se cancela sola (indicando el motivo exacto) o si se desactivó la capacidad mínima de forma manual.
Política de devolución de saldo
Si una sesión se cancela automáticamente por no alcanzar la capacidad mínima, el saldo siempre se devolverá a los clientes que tenían una reserva. Esto ocurrirá siempre, sin importar si la cancelación automática se produce fuera del periodo de cancelación sin coste.
En este caso, el programa ignora por completo el plazo configurado en el apartado “Se aceptan cancelaciones sin coste hasta”. Al tratarse de una cancelación automática ajena al usuario, su saldo se devuelve para que esté disponible.
Visualización en la aplicación de reservas
Para garantizar una comunicación clara con tus usuarios, la aplicación y la web de reservas adaptan su interfaz:
Antes de reservar: Al acceder a una sesión con la opción activa, se muestra un mensaje advirtiendo de que la clase requiere un mínimo de asistentes y podría cancelarse si no se alcanza.
Reserva confirmada: En la pantalla de confirmación y en los detalles de la reserva se vuelve a mostrar el aviso recordando el margen de tiempo para la cancelación automática.
Notificación por cancelación: Si la sesión se cancela automáticamente por no alcanzar el mínimo, el cliente recibirá de inmediato una notificación push en su móvil indicando el motivo de la cancelación.